¿Cuál es su estrategia para gestionar el correo electrónico? Durante muchos años no tuve ninguna. Simplemente revisaba mi correo electrónico todo el día. Me recuerda una cita del libro de Séneca, Sobre la brevedad de la vida :
“Todos nos quejamos de la escasez de tiempo, y sin embargo tenemos mucho más de lo que podemos manejar. Pasamos la vida sin hacer nada, sin hacer nada que sirva para algo o sin hacer nada que debamos hacer. Siempre nos quejamos de que nuestros días son pocos y actuamos como si no tuvieran fin.”
¿Qué es lo primero que haces cuando empiezas a trabajar esta mañana? Es muy probable que hayas revisado tu correo electrónico. La mayoría de las personas dejan que su agenda organice su día.
El correo electrónico no es más que una solicitud de tu tiempo; no permitas que te roben tu tiempo respondiendo de inmediato a los correos electrónicos. Antes de que te des cuenta, estarás trabajando en los horarios de otras personas.
Las personas con un alto rendimiento tienen un sistema para consultar el correo electrónico que suele girar en torno a horarios determinados. Si planifica cuándo consultar y responder su correo electrónico, asumirá el control. En lugar de ser un esclavo de su bandeja de entrada, se convertirá en su amo.
Nunca empieces el día abriendo tu correo electrónico. Antes de que te des cuenta, comenzarás a responder a los correos electrónicos sin pensar. Cuando termines de responder, esperarás a la siguiente interrupción para responder. En lugar de eso, crea reglas para dominar tu bandeja de entrada y tomar el control de tu agenda.
Claves para manejar el correo electrónico
- Verifique los tiempos de inicio de su correo electrónico.
- Un ejemplo de un buen horario es 30 minutos por la mañana y 30 minutos por la tarde.
- Alternativamente, puede revisar su correo electrónico una vez al día, durante 30 a 60 minutos (dependiendo de cuántos correos electrónicos reciba).
- Elige solo momentos en los que NO estés en tu mejor momento para responder correos electrónicos. Por ejemplo, yo no reviso mi correo electrónico por la mañana. Utilizo la mañana para escribir y crear contenido. Por la tarde, cuando soy menos creativo, respondo correos electrónicos.
- Desactivar todas las notificaciones de correo electrónico (teléfono, tableta, PC, portátil).
- Sea breve con sus respuestas. El correo electrónico es como una conversación. No es necesario que revise sus correos electrónicos cinco veces antes de enviarlos.
- Ocúpate de todos los correos electrónicos. Elimínalos, respóndelos o reenvíalos. Nunca dejes nada sin contestar.
- Una vez que te ocupes de tu correo electrónico, archívalo en las carpetas correspondientes. De esta manera, lograrás tener la bandeja de entrada a cero.
- Cuando esté esperando un correo electrónico importante, abra su correo electrónico y revise su bandeja de entrada. Busque solo a la persona de la que espera recibir un correo electrónico, ignore el resto.
En lugar de responder correos electrónicos por la mañana, tómate 15 minutos para planificar tu día. Establece prioridades para tu día y piensa en lo que quieres hacer ese día. Nunca te concentres en más de 4 elementos: cuantas más cosas tengas en tu lista, más probabilidades tendrás de postergar las cosas. Mantén las cosas simples y claras. Y toma el control de tu agenda respondiendo correos electrónicos cuando lo decidas.
